MemberManager — Mitglieder- & Partnerverwaltung für Vereine

Eine Web-Plattform, die Mitgliedschaften, Beitragszahlungen und Partnerbetriebe digital verwaltet — und gleichzeitig ein eigenes Portal für Partner/Sponsoren bereitstellt, damit diese die Gültigkeit einer Mitgliedschaft prüfen können, ohne Mitgliederdaten zu sehen.

🌐 Live: membermanager-app.wienertaxi-gemeinschaft.at

Ausgangslage

Der Verein verwaltete Mitglieder, Beiträge und Partnerbetriebe bisher mit Word-Vorlagen, Excel-Listen und manuellen Bankprüfungen. Sponsoren und Partnerbetriebe mussten den Verein telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, um zu prüfen, ob ein Mitglied beitragspflichtig „gültig" ist. Das war fehleranfällig, datenschutzkritisch und zeitaufwendig.

Lösung

Eine schlanke, cloudbasierte Plattform, die alle Kernprozesse digital abbildet und drei Zielgruppen passgenau bedient — mit klar getrennten Rechten, datenschutzkonformer Mitgliedsverifikation und Multi-Faktor-Authentifizierung für die Vereinsverwaltung.

Drei Oberflächen, klar getrennt

1. Admin-Plattform für die Vereinsverwaltung

Vorstand und Verwaltung pflegen Mitglieder, Beiträge und Partnerbetriebe in einem zentralen Backoffice — mit Multi-Faktor-Authentifizierung und nachvollziehbaren Aktionen.

2. Partner- & Sponsor-Portal

Partnerbetriebe loggen sich selbst ein und prüfen Mitgliedschaften per Mitgliedsnummer und Name — als Antwort gibt es ausschließlich einen Status (z. B. „aktiv", „Zahlung ausstehend", „nicht gefunden"). Keine Namen, keine Kontaktdaten, keine sonstigen Mitgliederdaten.

3. Öffentliche Vereinswebseite

Zeigt automatisch nur die im Backoffice freigegebenen Inhalte — etwa Partnerlisten und Vorstandsmitglieder. Keine Doppelpflege, keine Inkonsistenzen.

Was die Plattform leistet

Mitgliederverwaltung

• Mitgliedschaften für Privatpersonen und Unternehmen
• Statuslebenszyklus von „Zahlung offen" über „aktiv" bis „gekündigt"
• Automatische Berechnung der Gültigkeit nach Vereinsregel (Zahlungseingang + 14 Tage)
• Volltextsuche, Filterung, schnelle Aktionen wie „Beitrag erhalten markieren"

Beitragsmodelle & Zahlungen

• Verwaltung verschiedener Mitgliedsbeiträge (Unternehmens- und Lenker-Mitgliedschaft)
• Manuelle Erfassung von Zahlungseingängen mit Zuordnung zum richtigen Mitglied
• Datenmodell vorbereitet auf eine spätere automatische Bankintegration

Partner- & Sponsorverwaltung

• Zentrale Pflege aller Partnerbetriebe inklusive Standorte und Logo
• Verknüpfung Partner ↔ Mitgliedschaft, falls ein Partner gleichzeitig zahlendes Mitglied ist
• Anlage von Partner-Logins für das Self-Service-Portal

Mitgliedschaftsverifikation für Partner

• Partner geben Name + Mitgliedsnummer ein → erhalten ausschließlich Status-Antwort
• Schnell, datenschutzkonform, ohne Telefonat oder E-Mail an den Verein

Dokumentenerstellung

• Mitgliedschaftsbestätigungen und Mitgliedschaftsformulare als Word-Dokument auf Knopfdruck
• Vorlagen mit Platzhaltern werden automatisch mit den Mitgliedsdaten gefüllt
• Kein zusätzlicher Server-Aufwand — Generierung läuft direkt im Browser

CSV-Massenimport

• Bestehende Mitgliederlisten lassen sich per CSV importieren
• Fehlerhafte Zeilen werden gesammelt und als Fehler-CSV zum Korrigieren zurückgegeben — kein „alles oder nichts"

Inhaltsverwaltung für die öffentliche Webseite

• Partner und Vorstandsmitglieder werden im Admin gepflegt und freigegeben
• Die öffentliche Webseite zieht automatisch nur freigegebene Inhalte

Sicherheit & Datenschutz

• Klare Rollentrennung: Admin, Sponsor, Public
• Multi-Faktor-Authentifizierung für Admin-Konten (TOTP via Authenticator-App)
• E-Mail-Verifizierung als Voraussetzung für MFA
• Strenge Berechtigungsregeln auf Datenbank-Ebene

Bedienkomfort

• Mehrsprachig (Deutsch / Englisch)
• Vollständig responsiv (Smartphone, Tablet, Desktop)
• Dark Mode

Ergebnis

• Datenschutzkonform: Partner sehen nie Mitgliederdaten – nur Statusantworten
• Effizient: Beitragseingänge zentral erfasst, Gültigkeit automatisch berechnet
• Sicher: MFA, E-Mail-Verifizierung, klare Rollentrennung
• Skalierbar: Datenmodell vorbereitet auf automatischen Bankimport
• Wartbar: konsistentes Design-System, mehrsprachig, dokumentiert

Tech-Stack

Dieses Projekt zeigt Monadions Fähigkeit, Vereins- und Verbandsprozesse vollständig zu digitalisieren — mit Fokus auf Datenschutz, Bedienkomfort und langfristige Wartbarkeit.